Chuẩn bị xin giấy chứng nhận cư trú tại Yokohama

Hỏi nơi nhận hồ sơ chính xác họ cần loại giấy nào

Khi công ty hoặc trường học yêu cầu giấy tờ liên quan đến hồ sơ cư trú, trước tiên hãy hỏi họ cần bản sao hồ sơ cư trú hay giấy chứng nhận các nội dung ghi trong hồ sơ cư trú. Đồng thời, cần xác nhận giấy phải ghi toàn bộ thành viên trong hộ hay chỉ một số người, những mục thông tin nào phải xuất hiện, cần bao nhiêu bản, có yêu cầu về ngày nộp hoặc ngày cấp hay không, và cơ quan nhận hồ sơ có mẫu riêng hay không.

Đây là danh sách chuẩn bị trước khi xin giấy tại Yokohama, không phải quy định chung rằng mọi công ty hoặc trường học trên toàn Nhật Bản đều yêu cầu giống nhau. Nếu công ty hoặc trường học có mẫu riêng dùng cho giấy chứng nhận các nội dung ghi trong hồ sơ cư trú, hãy điền phần được yêu cầu trước rồi mang mẫu đó đến quầy tiếp nhận.

Chuẩn bị đơn và giấy tờ xác minh danh tính khi đến quầy

Người đã đăng ký cư trú tại thành phố Yokohama có thể xin giấy chứng nhận tại các văn phòng quận hoặc các điểm dịch vụ hành chính trong thành phố. Khi làm thủ tục trực tiếp, cần chuẩn bị đơn đề nghị và giấy tờ xác minh danh tính phù hợp. Thẻ cư trú và giấy chứng nhận người vĩnh trú đặc biệt là những ví dụ về giấy tờ có thể dùng để xác minh danh tính. Vì vậy, My Number Card không phải là cách duy nhất để làm thủ tục tại quầy.

Cùng địa chỉ không nhất thiết có nghĩa là cùng một hộ trên hồ sơ cư trú. Bản thân người có thông tin được yêu cầu hoặc thành viên cùng hộ đã đăng ký có thể xin giấy mà không cần giấy ủy quyền. Người ngoài hộ đó, kể cả người cùng địa chỉ nhưng đăng ký hộ riêng, cần kiểm tra điều kiện xin thay, chẳng hạn giấy ủy quyền. Người đại diện không phải lúc nào cũng được nhận giấy tại quầy, nên hãy xem hướng dẫn chính thức của Yokohama cho loại giấy cần xin.

Chỉ dùng dịch vụ trực tuyến hoặc cửa hàng tiện lợi khi đáp ứng điều kiện

Để nộp đơn trực tuyến, người nộp đơn phải sử dụng My Number Card của chính mình, có chứng thư điện tử dùng cho chữ ký còn hiệu lực, đồng thời đáp ứng yêu cầu về thiết bị tương thích, ứng dụng và phương thức hoặc điều kiện thanh toán. Sau khi hoàn tất thủ tục, giấy chứng nhận được gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ đăng ký cư trú. Đây không phải dịch vụ tải ngay tệp PDF và cũng không nên hiểu là có thể nhận giấy trong cùng ngày.

Để lấy giấy tại cửa hàng tiện lợi, cần My Number Card của chính người sử dụng và chứng thư điện tử dùng để xác thực người dùng còn hiệu lực. Loại chứng thư này khác với chứng thư điện tử dùng cho chữ ký trong thủ tục trực tuyến. Việc cấp giấy được thực hiện bằng máy photocopy đa chức năng tại cửa hàng có hỗ trợ, nhưng có những loại giấy không thể cấp theo cách này. Nếu cần giấy chứng nhận các nội dung ghi trong hồ sơ cư trú với các mục được lựa chọn riêng, phải dùng hình thức tại quầy hoặc qua bưu điện. Đối với dịch vụ tại cửa hàng tiện lợi, bản sao hồ sơ cư trú và giấy chứng nhận các nội dung ghi trong hồ sơ cư trú có cùng nội dung được ghi.

Danh sách kiểm tra trước khi liên hệ

• Xác nhận chính xác tên giấy chứng nhận và số bản cần nộp
• Hỏi rõ thông tin của ai và những mục nào phải được ghi
• Mang theo mẫu của công ty hoặc trường nếu họ có mẫu riêng
• Kiểm tra riêng điều kiện trực tuyến và cửa hàng tiện lợi trước khi dùng